SpicyTricks

Anda pernah membuat kuitansi?Anda pernah membuat bukti tanda terima?atau Anda pernah menerima brosur suatu produk?Nah anda telah bersentuhan dengan hal yang bernama korespondensi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, korespondensi diartikan sebagai perihal surat menyurat. Korespondensi dapat dilakukan pada berbagai tempat. Misalnya di kantor pemerintahan, institusi pendidikan, bank, dll.
Beberapa hal penting yang disampaikan oleh Bapak Samsul Bahktiar, dalam sesi Seminar Enterprenurship yang diadakan oleh Mien R.Uno Foundation bekerjasama dengan Komunitas Tangan Diatas (TDA) Surabaya dan Karya Salemba Empat (KSE) bertempat di ruang seminar perpustakaan pusat ITS lt.2 Kampus ITS Sukolilo, Sabtu (22/5).  Owner  sekaligus Chief Executive Officer (CEO)  PT. Miniaturindo tersebut selalu mengingatkan bahwa kegiatan korespendensi tersebut tidak dapat dipandang  sebelah mata. Karena banyak usaha yang baru dimulai, biasanya korespondensi banyak dikesampingkan. Bahkan  kegiatan korespondensi yang sangat lengkap dan baik wajib diterapkan dalam suatu usaha dengan administrasi yang  sudah tertata dengan baik. Masih menurut pria yang juga Ketua Divisi Mastermind  TDA Surabaya ini, dengan adanya korespondensi, terdapat  beberapa fungsi yang dapat kita peroleh, antara lain:

1. Sebagai bukti untuk dijadikan kekuatan hukum.
Fungsi korespondensi yang satu ini jelas mengacu pada bukti konkrit yang nantinya dapat meminimalisir adanya penyelewengan atau kegiatan curang yang dapat merugikan salah satu subjek yang bertransaksi. Dan legalitas nhukumnya menjadi semakin jelas. Bentuk korespondensi yang memiliki fungsi pertama ini anatara lain adalah Surat perjanjian, kuitansi, bukti tanda terima, faktur, dan lain- lain.

2. Sebagai referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu transaksi
Hal ini lebih memosisikan korespondensi sebagai penjelas yang sifatnya kearah petunjuk teknis dan juga dokumentasi bagi suatu kegiatan. Bentuk korespondensi yang memiliki fungsi ini antara lain adalah Notulen rapat, jadwal pengerjaan, surat penunjukan, dal lain-lain.

3. Jaminan keamanan dan kepemilikan
Menjadi sesuatu hal yang penting ketika kita menghadapi suatu keadaan yang mengharuskan kita menunjukkan bukti bahwa apa yang kita usahakan itu adalah legal. Sehingga diperlukan suatu korespondensi yang dapat sewaktu- waktu dapat ditunjukkan pada pihak yang berwenang. Beberapa korespondensi yang memiliki fungsi ini adalah surat jalan, sertifikat, dan lain-lain.

4. Sebagai Media Promosi
Untuk mengenalkan atau mempromosikan perusahaan atau produk kita dibutuhkan suatu hal yang secara bersamaan dapat dilakukan. Hal ini dikarenakan akan menjadi sangat tidak efektif jika kita, sebagai pemilik perusahaan atau produk tertentu, harus menjelaskan satu persatu ke banyak pihak. Terlebih secara bersamaaan. Sehingga disini korespondensi sangat diperlukan dalam usaha memperlacar usaha tersebut. Contoh bentuk korespondensi dengan fungsi ini anatar lain adalah Surat pemasaran, brosur, pamflet, company profile, pricelist, dan lain-lain.

Beliau mengisahkan manfaat menggunakan korespondensi yang baik dari pengalamannya sendiri ketika mendapat pesanan (order) produk yang dijual perusahaannya dari pemesan asal Iran. Bahkan pernah suatu ketika pesanan yang diterima rusak karena proses pengiriman. Pihak pemesan yang merasa baranga rusak menghubungi. "Nah,disini peran korespondensi sangat penting". Kemudian segera pihak PT.Miniaturindo segera merespon dengan cepat.

Terlihat dari hal -hal diatas bahwa korespondensi sangat penting dalam kelancaran kegiatan suatu usaha, sehingga kemmapuan dalam membuat korespondensi yang baik sangat diperlukan. Sering usaha-usaha, terlebih pada tahap awal, hal ini kurang diperhatikan. Untuk itu seiring berkembangnya usaha, jika kita terus mengembnagkan kemampuan korespondensi. Maka saat usaha kita telah menjadi besar, kemampuan korespondensi kita juga sudah mapan. Toh, semua untuk menunjang kesuksesan usaha kita. Bagaimana? masih mengesampingkan korespondensi?. Selamat belajar.